Voorwaarden

Doorlopende machtiging Lidmaatschap Oud-Triton

1. Kenmerken van de overeenkomst

  1. Het lid machtigt Vereniging Oud-Triton jaarlijks tot wederopzegging de jaarlijkse minimumbijdrage (contributie) af te schrijven van het door het lid voor dit doel opgegeven IBAN-nummer.
  2. Vereniging Oud-Triton kondigt het moment van afschrijving minimaal 14 dagen vooraf aan door middel van een schriftelijk schrijven.
  3. Het lid is verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in adres- of rekeningegevens aan Vereniging Oud-Triton. Dit kan via de website of door de wijziging per post of e-mail door te geven aan de secretaris van Oud-Triton. Wijzigingen kunnen als verwerkt worden beschouwd na bevestiging.
  4. Als u het niet eens bent met de afschrijving, dat kunt u het afgeschreven bedrag laten terugboeken. Neem hiervoor binnen 8 weken na afschrijving contact op met uw bank.
  5. Indien het lid op het moment van incasseren van de minimumbijdrage (contributie) niet ingeschreven staat bij een hogeschool of universiteit en dus geen student is, is Vereniging Oud-Triton gemachtigd om de kosten voor een regulier lidmaatschap te incasseren bij het betrokken lid.

2. Gegevens Incassant

Vereniging “Oud-Triton”, voorheen “Dr. C.M. Hartog Fonds”

  • Penningmeester@oudtriton.nl
    • Voor wijziging rekeninggegevens en overige vragen met betrekking tot de incasso
  • Secretaris@oudtriton.nl
    • Voor wijzigingen van uw (adres)gegevens

Incassant ID: NL30ZZZ404798300000 / IBAN NL49INGB0000531668

 

3. Voorwaarden

Bij het aangaan van de overeenkomst gaat u akkoord met incasso van de contributie. Hiervoor zijn de volgende bepalingen van toepassing:

Voorwaarden lidmaatschap Oud-Triton

Doel 

Het doel van de vereniging is:
de ondersteuning van de te Utrecht gevestigde vereniging: Utrechtsche Studenten Roeivereeniging “Triton” en het aanhouden en versterken van de banden tussen deze vereniging en haar oud-leden; alles in de ruimste zin des woords.
De vereniging tracht dit doel te bereiken door:

  • het al dan niet tezamen met de U.S.R. “Triton”, organiseren van activiteiten ten behoeve van haar leden;
  • het op de hoogte houden van haar leden van het optreden van de ploegen en individuele roeiers van de U.S.R. “Triton”, op wedstrijden en anderszins;
  • het verlenen van materiële steun aan de U.S.R. “Triton” door middel van het aanbieden of financieren van materiaal en het subsidiëren van andere projecten, één en ander in overleg met het bestuur van de U.S.R. “Triton”;
    • alle overige wettelijke middelen die aan het doel van de vereniging bevorderlijk zijn.

Lidmaatschap

  1. Leden van de vereniging zijn die natuurlijke en rechtspersonen, die als zodanig door het bestuur zijn toegelaten.
  2. Het bestuur houdt een register waarin de namen en adressen van alle leden zijn opgenomen.

Einde van het lidmaatschap

  1. Het lidmaatschap eindigt:
    1. door de dood van het lid;
    2. door opzegging van het lid;
    3. door opzegging namens de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de statuten gesteld te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.
    4. door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
  2. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
  3. Opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts schriftelijk geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar en met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van de vereniging of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voorduren.
  4. Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd.
  5. Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij de verplichtingen van de leden van zijn geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten.
  6. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur.
  7. Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging op grond dat redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voorduren en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkende binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene vergadering. Hij wordt daar toe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
  8. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

 

Jaarlijkse bijdrage

  1. De leden zijn gehouden tot het betalen van een jaarlijkse minimumbijdrage, die door de algemene vergadering zal worden vastgesteld.
  2. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van een bijdrage te verlenen.

Privacy statement

De Vereniging “Oud-Triton” (hierna: “Oud-Triton”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt onder andere in dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Statement;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
    • Gegeven de relatie van Oud-Triton met de U.S.R. Triton zullen we, indien relevant voor de doeleinden van onze vereniging, ook informatie van de U.S.R. Triton toesturen aan de leden van Oud-Triton. De ledengegevens worden echter niet gedeeld en zijn niet vrijelijk toegankelijk voor (het bestuur van) de U.S.R. Triton.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Oud-Triton zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement, of in algemene zin, nog vragen heeft, dan kunt u hierover of contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u onderaan dit document.

 

Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens

Volgens de wetgeving mag Oud-Triton alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. Oud-Triton hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

  • In het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
  • Om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
  • In verband met de gerechtvaardigde belangen van Oud-Triton, waarbij Oud-Triton erop let dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. 
  • Het verzorgen en verbeteren van de website, waarbij Oud-Triton bij het bezoeken van onze website gebruik maakt van analysemogelijkheden, waaronder Google Analytics.

 

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

Oud-Triton is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Oud-Triton de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten.

 

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Als u onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website, lid wordt bij ons, een dienst afneemt of contact met ons opneemt, dan registreren wij persoonsgegevens van u. Oud-Triton verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Oud-Triton verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.

De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door Oud-Triton:

  • Om contact met u te kunnen opnemen
  • Om u informatie te kunnen toesturen
  • Het aangaan en uitvoeren van (leden-, begunstigers-, en overige) overeenkomsten
  • Het uitvoeren van de administratie
  • Voor het doen van aanbiedingen i.v.m. collectief ledenvoordeel
  • Het uitvoeren van de overige voor een reünisten-/oud-leden-vereniging gebruikelijke activiteiten
  • Het afhandelen van contributie betalingen en overige kosten inclusief, maar niet gelimiteerd tot, kosten voor inschrijven voor evenementen, innen van boetes bij het niet nakomen van betalingsverplichtingen, kosten van bestellingen in de webshop en overige verplichtingen die zijn aangegaan met Oud-Triton.
  • Het verzenden van voor de vereniging relevante communicatie, waaronder maar niet beperkt tot de nieuwsbrief, uitnodigingen voor Algemene Vergadering, aankondigingen van evenementen, aankondigingen van de contributie inning.
  • Om u te kunnen contacteren indien dit nodig is voor vereniging gebonden activiteiten. Hieronder vallen primair zaken die relevant zijn voor Oud-Triton maar, indien aan het bestuur van Oud-Triton verzocht, ook zaken waar de U.S.R. Triton uw hulp voor zou kunnen gebruiken.

Verder worden uw persoonlijke gegevens gebruikt voor activiteiten om ons bestand van leden te vergroten en om u te informeren over onze activiteiten. Wij trachten hierbij rekening te houden met uw voorkeuren. Indien u geen prijs stelt op het ontvangen van informatie van Oud-Triton, kunt u een verzoek sturen naar de secretaris van Oud-Triton, bij voorkeur via e-mail (secretaris@oudtriton.nl). 

De in dit document beschreven gegevensverwerking wordt geëffectueerd na het invullen van een lidmaatschapsovereenkomst, waarin u toestemming geeft om uw gegevens te verwerken voor de doelen die Oud-Triton nodig acht in verband met verenigingsgebonden zaken. Mocht het zo zijn dat u niet (meer) geïnteresseerd bent in Oud-Triton, dan kunt u zich te allen tijde uitschrijven. Uitschrijvingen gaan in per het nieuwe (eerstvolgende) verenigingsjaar. De verenigingsjaren lopen bij Oud-Triton gelijk aan de kalenderjaren. Uitschrijvingen gedurende een al lopend verenigingsjaar gaan dus in per 1 januari van het aankomende verenigings (=kalender)jaar. Persoonsgegevens worden nadien gearchiveerd. Op uw verzoek aan de secretaris (secretaris@oudtriton.nl) kunnen uw gegevens in onze administratie ook definitief worden verwijderd.

 

Persoonsgegevens die door Oud-Triton worden verwerkt

Oud-Triton verwerkt, in overeenstemming met eerdergenoemde doelen, in ieder geval de volgende gegevens van haar leden.

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum
  • Emailadres
  • IBAN-nummer
  • Naam partner (i.g.v. het aangaan van een DUO-lidmaatschap)
  • Jaar van aankomst op U.S.R. Triton
  • Studie(s) en gevolgde opleiding
  • Werkervaring
  • Bijzondere vaardigheden
  • Betrokkenheid bij bestuur en commissies ten tijde van het (eerdere) lidmaatschap bij de U.S.R. “Triton”

Bij inschrijving worden naast bovenstaande gegevens ook aanvullende vragen gesteld. Het staat (nieuw-aanmeldende) leden vrij deze gegevens met ons te delen. De gegevens worden, indien met ons gedeeld, verwerkt volgens het privacy statement.

 

Uitwisseling van persoonsgegevens

  • Oud-Triton kan uw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen de vereniging, mocht dit nodig geacht worden voor een van de bovengenoemde doelen. Oud-Triton ziet erop toe dat de Europese Normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden nageleefd. Oud-Triton kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij verplicht wordt persoonsgegevens aan autoriteiten aan te leveren op basis van geldende wettelijke verplichtingen.
  • Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens buiten Oud-Triton
    Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden die hieronder vallen zijn onder andere maar niet gelimiteerd tot: de Utrechtsche Studenten Roeivereeniging “ Triton” (U.S.R. “ Triton”) en de Koninklijke Nederlandsche Studenten Roeibond (KNSRB), inclusief haar Varsity Commissie. In onderstaande uitsplitsing wordt nader ingegaan op de verwerking van persoonsgegevens door deze partijen.
  • Oud-Triton zal uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of tenzij met uw voorafgaand verkregen toestemming.
  • Oud-Triton maakt gebruik van de diensten van enkele externe partijen, die uw (persoons)gegevens hiervoor verwerken. Het gaat hierbij primair om het leden-administraite systeem (tot en met begin 2024 ‘Codex’, nadien ‘ClubBase’) en het boekhoudprogramma (‘Exact’). Deze partijen verwerken uw gegevens uitsluitend voor de diensten die zij aan Oud-Triton leveren en het is hen niet toegestaan de gegevens zelf te gebruiken voor eigen diensten. De genoemde bedrijven zijn zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij omgaan met de gegevens, hetgeen beschreven wordt in hun privacy statements.
    Onderstaand is een lijst te vinden van bedrijven die (ten dele) persoonsgegevens verwerken. Ter informering van onze leden is dit onderstaand uitgesplitst met toelichting van welke gegevens en waarom deze worden verwerkt:
    1. Leden administratie systeem
      Tot en met begin 2024 heeft Oud-Triton gebruikgemaakt van het systeem ‘Codex’, dat nadien is opgegaan in het bedrijf ‘Club Collect’. De gegevens van de leden van Oud-Triton zijn opgeslagen in de hier geplaatste ‘ledenadministratie’ en dus ook inzichtelijk voor de bewerkers. Bij Club Collect (voorheen Codex) maakt Oud-Triton gebruik van de dienst ‘Club Base’ per begin 2024. Deze heeft een eigen Privacy Statement dat aangeeft hoe zij de persoonsgegevens bewaren en beveiligen. Het is ClubBase/ClubCollect niet toegestaan de gegevens van leden van Oud-Triton te gebruiken anders dan voor het doel waarvoor Oud-Triton een overeenkomst met hen is aangegaan. De eigen privacy verklaring van Club Collect is te vinden op: https://clubbase.sport.nl/privacyverklaring-clubbase.
    2. Exact
      Exact is het programma dat door Oud-Triton gebruikt wordt voor haar boekhouding. De gegevens van de leden van Oud-Triton zijn ten dele (n.a.w. gegevens, e-mail, adres, IBAN-nummer) inzichtelijk voor de bewerkers van Exact. Exact heeft een eigen Privacy Statement dat aangeeft hoe zij de persoonsgegevens bewaren en beveiligen. Het Privacy Statement van Exact is te vinden op: https://www.exact.com/nl/privacy- statement/.
    3. G-mail (Google) en Google Analytics
      De e-mail van Oud-Triton wordt gehost op de servers van Google en voor analyse doeleinden gebruikt Oud-Triton Google Analytics op haar website om deze te kunnen verbeteren. De verkregen informatie wordt met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op haar servers in de Verenigde Staten. Het privacybeleid van Google m.b.t. e-mails en Google analytics is te vinden via: https://policies.google.com/privacy?hl=nl
    4. Mailchimp
      Naast e-mail maakt Oud-Triton gebruik van Mailchimp of vergelijkbare services voor het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, informatieinwinning, en dergelijke. De enige gegevens die Mailchimp en vergelijkbare nieuwsbrief-services van leden van Oud-Triton ontvangt, zijn het e-mailadres en voor- en achternaam. Mailchimp heeft een eigen Privacy Policy waarin aangegeven staat hoe zij de persoonsgegevens bewaren en beveiligen. Deze Policy is te vinden op: https://mailchimp.com/legal/privacy/. Oud-Triton behoudt zich het recht voor andere programma’s/software te gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven, zolang de privacy van onze leden binnen de geldende wet- en regelgeving beschermd blijft.
    5. Koninklijke Nederlandsche Roeibond (KNRB)
      Oud-Triton is (indirect) aangesloten bij de Koninklijke Nederlandsche Roeibond (KNRB). Er worden niet standaard gegevens met de KNRB van onze leden gedeeld, tenzij hierom wordt verzocht en het bestuur van Oud-Triton inschat dat het delen van (een deel van uw) gegevens overeenkomstig is met de doelen van onze vereniging.
      De KNRB heeft een eigen Privacy Policy waarin staat hoe zij omgaan met persoonsgegevens. Deze is te vinden op de website van de KNRB (https://www.knrb.nl/).
    6. SignRequest
      SignRequest is de dienst die Oud-Triton gebruikt heeft tot en met 2024 om nieuwe leden het lidmaatschap-contract digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen, in het bijzonder met betrekking tot de incassomachtiging voor de jaarlijkse contributie. De gegevens die SignRequest verwerkt zijn de door leden zelf ingevulde gegevens op de overeenkomst, te weten: NAW gegevens, adres, IBAN nummer en (digitale) handtekening. Het Privacy Statement van SignRequest is te vinden op: https://signrequest.com/nl/privacybeleid/
    7. U.S.R. “Triton”
      Oud-Triton deelt op verzoek van de U.S.R. “Triton” soms gegevens van haar leden, bijvoorbeeld om te kunnen communiceren over belangrijke gebeurtenissen op Triton, zoals het lustrum, bijzondere overwinningen of vieringen. Meestal stuurt Oud-Triton zelf de communicatie door naar haar leden, omdat de Wet AVG het niet toestaat zomaar ledengegevens te delen. Echter, een enkele maal kan het voorkomen dat Triton hierover met u communiceert. Dit gebeurt na toestemming van u te hebben verkregen dat u hiermee akkoord bent. De U.S.R. “Triton” heeft een eigen privacy verklaring, waarin is te lezen hoe zij omgaat met persoonsgegevens. De verklaring is te vinden op: https://usrtriton.nl/privacy-statement-u-s-r-triton/. 

Oud-Triton geeft nooit persoonsgegevens door aan externe partijen tenzij hiermee een verwerkingsovereenkomst is afgesloten of hiervoor door het desbetreffende lid expliciete toestemming voor gegeven is. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

 

Bewaartermijn

Oud-Triton bewaart persoonsgegevens in een beveiligd administratiesysteem. Per 2024 is dit ‘Club Base’, zoals bovenstaand aangegeven. De gegevens worden na beëindiging van een lidmaatschap in het digitale archief geplaatst. Definitieve verwijdering is na afronding van een lidmaatschap direct mogelijk, indien Oud-Triton hiertoe door het desbetreffende individu wordt verzocht.

 

Beveiliging

Oud-Triton neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de secretaris via secretaris@oudtriton.nl.

 

Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u doen door contact op te nemen met de secretaris, via secretaris@oudtriton.nl. Wanneer het ook mogelijk wordt zelf de gegevens in te zien en aan te passen door online op uw account bij Oud-Triton in te loggen, informeren wij u hierover. 

Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Oud-Triton. Wanneer uw verzoek echter interfereert met het kunnen uitvoeren van de taken van de vereniging, zoals innen van de contributie, zullen wij voldoen aan uw verzoek maar het lidmaatschap tevens beëindigen aan het einde van het lopende jaar (i.e. het lidmaatschap stopt dan per 1 januari van het komende jaar). Tevens heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. 

Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid, of heeft u andere vragen of opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar secretaris@oudtriton.nl. 

Bij twijfel behoudt Oud-Triton zich het recht om u om uw identiteitsbewijs te vragen om er zeker van te zijn dat het uw gegevens zijn. Oud-Triton wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kun u doen via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. 

 

Wijzigingen

Oud-Triton behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Wijzigingen zullen worden gepubliceerd op de website van Oud-Triton, www.oudtriton.nl. Het Privacy Statement op de website kan worden aangehouden als meest actuele en nu geldende versie.

 

Contactgegevens

Website: www.oudtriton.nl

Postadres: Verlengde Hoogravenseweg 13

Postcode: 3525 BB

Plaats: Utrecht

 

E-mail:

Voor vragen over ons privacybeleid verzoeken wij u contact op te nemen met de secretaris: secretaris@usrtriton.nl.